امروزه در سازمان های حرفه ای و بزرگ دنیا فرایندها، اساسی­ترین و موثرترین مولفه­های سازمانی به شمار می­روند و از کلیدی ترین و زیر بنایی ترین مولفه هایی است که در رشد، پیشرفت و تعالی هر سازمان نقش به سزایی داشته و در استانداردهای مختلف کیفیت بر آن تاکید شده است. بر همین اساس برای اینکه سازمان­ها از اثر بخشی و کارایی مطلوبی برخوردار گشته و زمینه ایجاد جریان ارزش و توسعه و خلق مزیت رقابتی را فراهم سازند ضروری است نسبت به معماری فرایندها جهت دستیابی به فرایندهای بهبود یافته اقدام گردد. این مهم در صنعت بیمه به عنوان یک صنعت فرایند مدار از اهمیت بسزایی برخوردار است. با عنایت به این موضوع، شرکت بیمه حافظ نیز طرح پروژه مستندسازی و بهبود فرایندهای خور را به عنوان یک طرح کلیدی در دستور کار قرار داد. بر مبنای این طرح، با بهره­گیری از متدولوژی مدیریت فرایندهای کسب و کار نسبت به شناخت وضع موجود و بهبود فرایندها اقدام شد­ و متعاقبا زمینه تدوین و بهبود ساختار سازمانی، شناسنامه مشاغل و مستندات اجرایی مربوطه فراهم گردید.

در جهان امروزی، تحقق عملکرد مناسب یک سازمان و امکان رهبری موفقیت آمیز آن ، مستلزم نظام و روشی نظام مند، شفاف، تحت هدایت و کنترل می باشد. موفقیت یک سازمان بیش از هر چیز حاصل اجرا و حفظ یک نظام مدیریت است، نظامی که جهت بهبود مستمر و کارایی سازمان طراحی شده باشد.

برای این منظور، پس از شناخت اجمالی فضای فرایندهای شرکت و ساماندهی مستندات اجرایی موجود در این حوزه، مدل کلان فرایندهای با توجه به مدل های مرجع حوزه بیمه گری نظیر ACORD، APQC-PCF، Panorama360 و IBM تدوین و در نهایت، فرایندهای حوزه های مختلف مورد مطالعه قرار گرفت.

پیش از اجرای پروژه مدیریت فرایندهای کسب و کار، در بررسی صورت گرفته در شرکت بیمه حافظ، عمده فعالیتهای صورت گرفته و خروجی های ایجاد شده در حوزه تدوین مستندات اجرایی بود. از آنجایی که مدیریت مستندات مذکور از زمان ایجاد تا زمان نیاز به بهبود بصورت یکپارچه صورت نگرفته بودند، در ابتدا لیست مستندات موجود شرکت ساماندهی گردید. در ادامه، این مستندات اجرایی که در قالب آیین نامه ها، دستورالعمل ها، قراردادها و فرم ها دسته بندی گردیدند، به فرایندهای مربوطه ارتباط داده شدند.

مستندسازی فرایندهای شرکت بیمه حافظ تحت الزامات گزارش دهی استانداد ISO 9001 و با بهره گیری از نماد استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0 صورت پذیرفته است. شناسنامه هر فرایند شامل شرح اقدامات فرایند، نمودار جریان (دیاگرام) فرایند، اطلاعات تکمیلی فرایند (مستندات و سامانه های مرتبط با فرایند) می باشد که پس از برگزاری جلسات طوفان فکری با مدیران واحدهای مربوطه و مشاورین ارشد شرکت ارائه ‌شده است.

به دنبال مستندسازی و بهبود فرایندهای شرکت بیمه حافظ، پس از شفاف شدن نقش واحدها در فرایند و تبیین و تشریح فعالیتهای مربوط به هریک، ساختار تفصیلی واحدها و شناسنامه فعلی، پست های سازمانی ذی نقش در فرایند، جهت عملیاتی سازی فرایندهای تدوین شده ارائه گردید. شناسنامه شغلی ارائه شده شامل؛ جایگاه در ساختار سازمانی، خلاصه شغل، وظایف، مهارت‌ها، دانش‌ها، فعالیت‌های کاری عمومی و فعالیت‌های کاری تخصصی می باشد.

در فرایندهای اصلی، به حوزه بیمه های مسئولیت، مهندسی، آتش سوزی، باربری، اتومبیل، عمر و اشخاص؛ در فرایندهای مدیریتی، به حوزه مدیریت راهبردی، معماری سازمانی، مدیریت ریسک و مدیریت سرمایه گذاری؛ و در فرایندهای پشتیبانی، به حوزه پشتیبانی و لجستیک، فناوریاطلاعات، سرمایه انسانی، مالی، ارتباطات، کنترل و نظارت پرداخته شد.