فلسفه وجودی سازمان نظام صنفی رایانه‌ای، شنیدن دغدغه‌های اعضای خود و تلاش برای حل آن‌ها از طریق راهکارهای گوناگون است. وظیفه سنگینی که روی کاغذ به چند کلمه محدود می‌شود ولی برای انجام آن به نحو احسن نیاز به ساعت‌ها فعالیت، همفکری و رایزنی است. با توجه به اقبال اعضای صنف فاوا به سازمان در سال‌های گذشته می‌توان کارنامه سازمان را در زمینه کسب رضایت اعضاء در مسیر انجام وظایف خود مثبت ارزیابی کرد. با وجود این مسئله نباید در این نقطه توقف کرد. در این بین دبیرخانه سازمان نقش مهمی برای رسیدن به اهداف و برنامه‌های هیئت‌مدیره بازی می‌کند. نقشی که به صورت مستقیم بر میزان رضایت اعضاء بر عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارد.
با توجه به میزان تاثیرگذاری و نقش دبیرخانه در میزان رضایت اعضاء، بهبود فرایندهای این بخش جزو اولویت‌های هیئت‌مدیره دوره هفتم سازمان محسوب می‌شود. با توجه به این امر از سال گذشته و با تصویب هیئت‌مدیره سازمان، کارگروه تحول دبیرخانه سازمان تشکیل شد. تا به امروز جلسات کارگروه تحول به صورت مداوم برگزار شده است و خروجی‌های آن به اطلاع اعضای سازمان رسیده است. راه‌اندازی سیستم CRM و واحد مرکز تماس جزو یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این کارگروه بوده است.
در حال حاضر درخواست‌های تلفنی یا حضوری اعضای سازمان در CRM ثبت و مسئول پیگیری تعیین می‌شود. پس از آن اقدامات لازم توسط کارشناسان مربوطه در دبیرخانه انجام و نتایج حاصله برروی درخواست‌ها ثبت می‌شود که قابل پیگیری نیز هستند. با توجه به این مسئله و ثبت و رصد فعالیت‌های انجام شده روی درخواست‌های اعضاء امکان گزارش‌گیری از این فعالیت‌ها وجود دارد. به صورت کلی، راه‌اندازی و استفاده از قابلیت‌های این سیستم به هیئت‌مدیره و دبیرخانه سازمان در ابتدا امکان مدیریت بهتر ارتباط با اعضای سازمان و همچنین دریافت دغدغه‌ها و درخواست‌های آن‌ها را می‌دهد. پیش از این دبیرخانه و به طور کلی سازمان در زمینه ایجاد این ارتباط از فراینده‌ها و زیرساخت‌های مناسب برخوردار نبود که همواره چالش‌هایی را به وجود می‌آورد.
کارگروه تحول دبیرخانه طی دوره فعالیت خود توانسته تغییرات دیگری را چه در بخش سخت‌افزای و چه نرم‌افزاری در دبیرخانه سازمان رقم بزند. حذف سرویس‌های مازاد، تامین زیرساخت‌های فنی مورد نیاز از طریق کمک‌های صنفی، اصلاح فرایندهای سازمان و پیاده‌سازی آن‌ها داخل ابزار مدیریت فرایندها، بهبود سیستم مرکز تلفن و برقراری شماره ۸۷۱۵۸ بر روی سیپ ترانک، بهره‌گیری از سیستم‌های ابری، اصلاح سیستم‌های ایمیل داخل سازمانی و اصلاح شمای شبکه سازمان تنها بخشی از مصوبات این کارگروه در جهت بهبود کارکرد دبیرخانه سازمان بوده است.
همچنین با همکاری بخش‌های مختلف سازمان اعم از هیئت‌مدیره، کمیسیون‌ها، دبیرخانه و … این کارگروه توانست سیستم مدیریت پروژه‌ها و وظایف را برای دبیرخانه و کمیسیون‌ها پیاده‌سازی کند. با اجرایی شدن این سیستم در دبیرخانه سازمان فعالیت‌های کارکنان ثبت می‌شود. مدت زمان هر فعالیت نیز به صورت مشخص در این سیستم ثبت می‌شود. همچنین در بخش کمیسیون‌ها تمام فعالیت‌های مربوط به برگزاری جلسه اعم از ارسال دعوت، درج صورت جلسه و مصوبه‌ها، حضور و غیاب اعضاء و گزارش‌گیری در این سیستم توسط دبیر تخصصی هر کمیسیون ثبت و آرشیو می‌شود. همچنین قدردان زحمات کارکنان محترم دبیرخانه سازمان هستیم که با جدیت در جهت اصلاح فرایندها و استفاده از سرویس‌های راه‌اندازی شده تلاش کردند.
حمید فروزنده، نایب رئیس هیئت‌مدیره و رئیس کارگروه تحول دبیرخانه سازمان نصر تهران
منتشر شده در شماره نخست خبرنامه سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران
فایل کامل خبرنامه سازمان در پیوست قرار داده شده است.
فایلهای پیوست
https://tejaratgardan.ir/?p=325828
