بنابر ابلاغ مشترک اداره کل مطبوعات و خبرگزاری‌های داخلی و اداره کل دفتر چاپ و نشر وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، رسانه‌های چاپی و چاپخانه‌ها موظف هستند پس از انتشار نشریه، علاوه بر ارسال نسخه‌های چاپی به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، فرآیند اعلام وصول را به صورت الکترونیکی در سامانه جامع رسانه‌های کشور تکمیل و شمارگان واقعی را اعلام نمایند.

در نامه‌ای که صبح امروز و با امضای ایمان شمسایی مدیرکل مطبوعات و خبرگزاری‌های داخلی و علی‌اکبر ابراهیمی مدیرکل دفتر امور چاپ و نشر وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی برای مدیران رسانه‌های چاپی ارسال شده، آمده است: با استناد به ماده (۲۸) آیین‌نامه اجرایی قانون مطبوعات، صاحبان امتیاز و مدیران مسئول رسانه‌های چاپی و همچنین چاپخانه‌ها موظف هستند پس از انتشار نشریه، علاوه بر ارسال نسخه‌های چاپی به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، فرآیند اعلام وصول را به صورت الکترونیکی در سامانه جامع رسانه‌های کشور تکمیل نمایند.

در این نامه تاکید شده است: با عنایت به اینکه اعطای حمایت‌های نقدی و غیرنقدی معاونت امور مطبوعاتی و اطلاع رسانی منوط به اعلام وصول به موقع و اعلام شمارگان واقعی نشریات می‌باشد؛ بنابراین صاحبان امتیاز و مدیران مسئول و چاپخانه‌ها موظف اند نسبت به انجام دقیق این مهم، اقدام نمایند. مورد تاکید است این موضوع توسط بازرسین وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی (دفتر امور چاپ و نشر و اداره کل مطبوعات و خبرگزاری‌های داخلی) به صورت مستمر راستی آزمایی می‌گردد.

لازم به ذکر است؛ چنانچه چاپخانه‌ها شمارگان واقعی رسانه‌های چاپ شده را اعلام ننمایند، در حکم تصرف در اموال دولتی تلقی و وفق بند (۱۶) ماده (۲) قانون اهداف وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و آیین‌نامه اجرایی تأسیس و نظارت بر چاپخانه‌ها و واحد‌های وابسته قابل رسیدگی است. همچنین صاحبان امتیاز و مدیران مسوول، مطابق ماده (۲۰) قانون مطبوعات می‌بایست شمارگان واقعی را در سامانه جامع رسانه­‌های کشور (e-rasaneh.ir) بارگذاری نمایند. در صورت اظهار غیر واقعی شمارگان، مراتب در مراجع ذی‌ربط طرح و تصمیمات لازم اتخاذ خواهد شد.